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Es tiempo de innovar.

5 Motivos para reemplazar los procesos de su empresa basados en papel.

Los documentos electrónicos son una realidad hoy, que permiten responder a las necesidades de las empresas. Las siguientes razones que te puedes resultar familiares, explican por qué es hora de reemplazar sus procesos basados en papel:


1. Tiempo de búsqueda y retipeo de información.

La búsqueda de documentos no es una tarea sencilla si se pone en manifiesto la cantidad de canales con las que puede interactuar la empresa en su día a día. Vale la pena preguntarse ¿Cuánto tiempo demoran nuestros colaboradores en encontrar los documentos requeridos?

2. Altos costos de Almacenamiento.

Las bodegas y estantes para almacenar documentos y el costo de mantener información que, probablemente no sea utilizada, donde muchas veces se almacenan documentos duplicados, copias innecesarias y donde además se pone en riesgo su integridad, hacen más difícil aun el punto anterior de recuperación de documentos. La pregunta es ¿Dónde guardamos nuestros documentos? ¿Cuánto nos cuesta?

3. Inhabilidad para monitorear los flujos de trabajo y de firma

Los procesos basados en papel puede incitar a errores, tiempos muertos y a que las tareas queden inconclusas por la falta de visibilidad y monitoreo en tiempo real para identificar y eliminar pasos innecesarios, cambiar la secuencia de procesos cuando se identifican demoras o problemas, permitir tareas simultáneas, y con ello las dudas en procesos por no estar automatizados,
¿Sabe qué, quién, cuándo y cuáles acciones fueron realizadas? ¿Cuántos procesos llevan demasiado tiempo sin finalizar?

4. Pérdidas de Documentos.

Los documentos en papel tienen un mayor riesgo de pérdida, ya sea por que se traspapelan, se archivan equivocadamente, se eliminan por error, se pierden en nuestro entorno de trabajo o por otras razones de fuerza mayor como incendios, inundaciones que podrían perderse de manera permanente. ¿Cómo evitamos la pérdida no deseada de documentos? 

5. 500 Horas laborales al año se estima gasta una organización mediana en búsqueda y recuperación de documentos.
El costo del tiempo perdido en búsqueda y recuperación de documentos es elevado, donde la documentación se almacena en diferentes formatos y lugares, con clasificaciones que responden a diversos criterios y que nos impide localizar documentos de manera fácil y rápida.
¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Es adecuada su clasificación?

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